تقدم لجنة الإغاثة الدولية IRC فرصة عمل كمساعد إداري في بيروت، لبنان. سوف تساعد الشركة على تحقيق هدفها المتمثل في تطوير منصة للوصول إلى الأطفال الصغار وذويهم أينما كانوا وقياس مدى تأثير لجنة IRC على حياتهم وإنشاء برامج وسائط متعددة للأطفال المتأثرين بمناطق النزاع.المؤهلات المطلوبة:درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.سنة واحدة على الأقل من الخبرة المهنية في إدارة المكاتب.روح المبادرة الذاتية والأمانة والإحساس بالمسؤولية تجاه العمل والالتزام بمواعيد المهام المطلوبة.القدرة على الارتجال والتحلي بالمرونة عند الحاجة.القدرة على العمل تحت الضغط وتسليم المهام في الأوقات المحددة.التحلي بمهارات تنظيمية ممتازة ومرونة ونزاهة بالإضافة إلى القدرة على القيام بمهام متعددة في بيئة عمل سريعة الخطى مع الاهتمام بالتفاصيل.القدرة على العمل في فريق وبيئة عمل متعددة الثقافات.مهارات ممتازة في التواصل مع الآخرين شفهيًا وكتابةً.الطلاقة في اللغة الإنجليزية والعربية الشفوية والمكتوبة.الكفاءة في استخدام برامج Microsoft Office Word و Excel و PowerPoint و Outlook.المؤهلات المفضلة:خبرة عمل في منظمة غير حكومية أو منظمة دولية غير حكومية أو شركة متعددة الجنسيات.خبرة في استخدام البرامج التنظيمية.خبرة في استخدام البرنامج الخاصة بالميزانية.خبرة في التعامل مع إجراءات سلسلة التوريد.مسؤوليات الوثائق واللوازم:تقديم الدعم الإداري المباشر لفريق تنمية الطفولة المبكرة ECD بما في ذلك نسخ ونشر الوثائق وإعداد تقارير النفقات، إلخ.إعداد التقارير وجمع المعلومات والبيانات وتنظيم الملفات حسب تعليمات المسؤول الإداري.توفير الدعم الإداري المباشر لجميع أعضاء فريق ECD سواء (العاملين بدوام كامل أو بدوام جزئي أو الموظفين المؤقتين أو المعلمين أو عدادي المنافذ أو المتخصصين في الحشد المجتمعي) فيما يتعلق بالجداول الزمنية والحضور والمدفوعات وما إلى ذلك مع توفير المتابعة المستمرة وتتبع السجلات.التأكد من تخزين المعدات المكتبية باللوازم المطلوبة (الحبر، الورق، إلخ) لفريق ECD.رفع طلبات الشراء وطلبات الدفع إلى المسؤول حسب الطلب وتتبع التقدم المحرز حتى يتم استلام هذه الطلبات.مسؤوليات وضع الجداول الزمنية والاجتماعات والسفر:إدارة الجداول الزمنية بشكل مفصل لفريق ECD، بما في ذلك السفريات المحلية والدولية والاجتماعات وورش العمل والتدريبات.استخدام برامج للتذكير بالاجتماعات وتحديث أوقاتها لتنظيم الاجتماعات بشكل دوري لفريق ECD.تنظيم الاجتماعات الخارجية لموظفي فريق ECD بالإضافة إلى المؤتمرات المحلية والخارجية وورش العمل بما في ذلك لوجستيات الأماكن والسفر والنقل.حجز ترتيبات السفر (الرحلات والإقامة والنقل) بناءً على تعليمات المسؤول الإداري.تنسيق وجدولة جميع المكالمات والاجتماعات اللازمة مع الشركاء والجهات المانحة سواءً داخليًا أو إقليميًا أو في مقر العمل حسب الحاجة.حضور الاجتماعات كما هو مطلوب لتدوين الملاحظات وعداد المذكرات ومتابعة الإجراءات حسب الحاجة.تنظيم ملاحظات الاجتماعات المنظمة وتوزيعها على فريق العمل.تنظيم الزيارات الميدانية لأعضاء فريق ECD.تنسيق الاحتياجات اللازمة والسعة الخاصة بالقوافل الخيرية.مسؤوليات التعامل مع الزوار:التأكد من أن جميع وثائق الزوار تم تقديمها في الوقت المناسب.ضمان حجز إقامة الزوار وتوفير النقل لهم في الوقت المناسب وما إلى ذلك.إدارة والحفاظ على جداول الزيارة المفصلة لجميع الزوار القادمين.الإشراف على تتبع الزوار لجميع مواقع البرنامج.التواصل مع الأمن والوحدات ذات الصلة فيما يتعلق بالخدمات الخاصة بالزوار.التأكد من تواجد وثائق ومذكرات الإحاطة اللازمة للزيارات بالتنسيق مع فريق ECD والزملاء المعنيين.التأكد من اتباع الزيارات رفيعة المستوى للبروتوكول المناسب.المسؤوليات الخاصة بالتدريب:ضمان حجز الأماكن والوجبات اللازمة في الوقت المناسب.متابعة الدعوات وحضور المشاركين وشهادات إتمام التدريب، إلخ.ضمان توفير جميع المواد التدريبية ومواد الطباعة وغيرها من اللوازم في الوقت المناسب.ضمان توفير الإمدادات والخدمات اللازمة للتدريب في الوقت المناسب حسب الحاجة.اطّلع أيضًا على دورات مجانية اونلايناطّلع أيضًا على فرص عمل في الاردن المتاحة على فرصةاقرأ أيضًا: الفرق بين القيادة والإدارة: أيّهما أفضل
