فرصة عمل لدى الأمم المتحدة في لبنان: مساعد إداري 2020

تفاصيل الفرصة

المكافأة الإجمالية

0 $

منظمة غير ربحية

الأمم المتحدة

المنطقة

الشرق الأوسط

البلد المضيف

لبنان

آخر موعد للتقديم

13 جوان 2020

المستوى التعليمي

المرحلة الجامعية

نوع الفرصة

فرص عمل

التخصصات

الإدارة والتسويق

تمويل الفرصة

تمويل كامل

الدول المؤهلة

الجزائر , ‏جزر القمر , مصر , الأردن , لبنان , موريتانيا , عمان , قطر , ‏الصومال , سوريا , ‏الإمارات العربية المتحدة , البحرين , ‏جيبوتي , العراق , ‏الكويت , ‏ليبيا , ‏المغرب , فلسطين , المملكة العربية السعودية , السودان , تونس , ‏اليمن

المنطقة المؤهلة

جميع المناطق

تقدم الأمم المتحدة (UN) فرصة عمل استثنائية كمساعد إداري وذلك للانضمام إلى الفريق في بيروت في لبنان لعام 2020.مسؤوليات الوظيفة:إدارة الموارد البشرية:بدأ ومعالجة ومراقبة ومراجعة ومتابعة الإجراءات المتعلقة بإدارة أنشطة الموارد البشرية للوحدة.إدخال البيانات والسجلات الإدارية والمحافظة عليها والتصديق عليها للوقت والحضور وتقييم الأداء وما إلى ذلك في نظم المعلومات الإلكترونية.استعراض المطالبات والتقارير المتعلقة بالاستحقاقات.تقديم المشورة والتوجيه للموظفين فيما يتعلق بالإجراءات والعمليات والممارسات الإدارية.المحافظة على واستعراض جداول التوظيف التنظيمي، وطباعة واستعراض تقارير نظم المعلومات الإدارية المتكاملة.الميزانية والمالية:مراقبة حالة النفقات والمخصصات من خلال نظام المعلومات الإدارية المتكامل، وتسجيل الاختلافات وتحديث جداول الميزانية.دمج البيانات الواردة وتقديم الدعم للموظفين الأعلى مستوى فيما يتعلق باستعراضات الميزانية للهيئات الحكومية الدولية وهيئات الخبراء ذات الصلة.استعراض حالة النفقات ذات الصلة ومقارنتها بالميزانية المعتمدة.مراجعة طلبات الشراء للسلع والخدمات لضمان تحميل أوجه الإنفاق الصحيحة وتوفر الأموال.المساعدة في إعداد عروض أداء الميزانية.إعداد الجداول الإحصائية والتقارير المالية القياسية.الإدارة العامة:إعداد ومعالجة ومتابعة الترتيبات والنماذج الإدارية المتعلقة بالسفر الرسمي للموظفين.إدارة جدول أعمال الممثل الإقليمي المعقد، بالتنسيق مع الأطراف الداخلية والخارجية وإعطاء الأولوية للالتزامات المختلفة والمتضاربة في بعض الأحيان.كتابة أولية للمراسلات الروتينية والاحتفاظ بملفات القواعد واللوائح والتعليمات الإدارية والوثائق الأخرى ذات الصلة.إدارة التخطيط والتنظيم للبعثات والسفر من خلال تقديم الدعم والمساعدة المتعلقة بالسفر الرسمي محليًا وفي الخارج بما في ذلك ترتيبات النقل/السفر والتأشيرات والإقامة، بالتعاون مع وحدة السفر وضمان المتابعة اللازمة (السفر والمصاريف وتقديم تقارير المصاريف في الوقت المحدد وغيرها).الاحتفاظ بأحدث ملفات وحدة العمل (الورقية والإلكترونية).التنسيق على نطاق واسع مع وحدات الخدمة والتواصل بشكل متكرر مع أعضاء الفريق الداخلي في كل من المقر والميدان.تنظيم وتنسيق الترتيبات الإدارية للندوات والمؤتمرات والترجمات.تأدية واجبات أخرى ذات صلة حسب الحاجة.إدارة العقود:المساعدة في الإدارة اليومية للعقود بين الأمم المتحدة والمقاولين الخارجيين لخدمات الاستعانة بمصادر خارجية.تدقيق فواتير المقاولين مقابل السلع والخدمات التي يقدمها المقاول والمعتمدة من الأمم المتحدة.معالجة دفع فواتير المقاولين ومراقبة المدفوعات.إعداد ومعالجة جميع نماذج الأمم المتحدة وأذوناتها لوحدة التعاقد والعمل، أو قسم أو خدمة موظفي الأمم المتحدة بما في ذلك: تصاريح الدخول إلى الأمم المتحدة، وتصاريح الممتلكات، وتصاريح وقوف السيارات للأمم المتحدة، والوصول إلى بطاقة السحب، ومفاتيح الأبواب.معايير التقديم على الوظيفة:المهنية في العمل:إظهار الفخر بالعمل والإنجازات.يوضح الكفاءة المهنية والإتقان. الفعالية في الوفاء والالتزام بالمواعيد النهائية وتحقيق النتائج.الاندفاع بالمخاوف المهنية وليس الشخصية.إظهار المثابرة عند مواجهة مشاكل أو تحديات صعبة.الهدوء في المواقف العصيبة.التواصل:التحدث والكتابة بوضوح وفعالية.الاستماع للآخرين، وتفسير الرسائل من الآخرين بشكل صحيح والاستجابة بشكل مناسب.طرح أسئلة للتوضيح، وإظهار اهتمام واضح بالحصول على اتصال جيد مع الآخرين.تفصيل اللغة والنبرة والأسلوب والشكل لتناسب الجمهور.الانفتاح في مشاركة المعلومات وإبقاء الناس على اطلاع.العمل بروح الفريق الواحد:العمل بشكل تعاوني مع الزملاء لتحقيق الأهداف التنظيمية.التماس المدخلات من خلال التقييم الحقيقي لأفكار وخبرات الآخرين.على استعداد للتعلم من الآخرين، ووضع جدول أعمال الفريق قبل جدول الأعمال الشخصي.دعم قرار المجموعة النهائي، حتى عندما لا تعكس هذه القرارات موقفها الخاص بالكامل.المشاركة في إنجازات الفريق وقبول المسؤولية المشتركة عن أوجه القصور في الفريق.التخطيط والتنظيم:تطوير أهداف واضحة تتسق مع الاستراتيجيات المتفق عليها.تحديد الأنشطة والمهام ذات الأولوية، وتعديل الأولويات كما هو مطلوب.تخصيص مقدار مناسب من الوقت والموارد لإنجاز العمل.توقع المخاطر والسماح للطوارئ عند التخطيط.مراقبة وتعديل الخطط والإجراءات حسب الضرورة.استخدام الوقت بكفاءة.التعليم:يُطلب شهادة دراسة ثانوية أو ما يعادلها.الخبرة العملية:يُطلب خمس سنوات من الخبرة في مجال الخدمات الإدارية العامة أو الموارد البشرية أو مجال مشابه.تعتبر الخبرة العملية مع نظامي الأمم المتحدة Inspira وUmoja ميزة إضافية.الخبرة في العمل في المنظمات الدولية ميزة إضافية.اللغات:الإنجليزية والفرنسية هما لغتا العمل في الأمانة العامة للأمم المتحدة. للوظيفة المعلن عنها، يتطلب إجادة اللغة الإنجليزية الشفوية والعربية الشفوية، كما أن معرفة لغة رسمية أخرى للأمم المتحدة ميزة إضافية. عن الأمم المتحدة:الأمم المتحدة (UN) هي منظمة حكومية دولية أنشئت في عام 1945م مسؤولة عن الحفاظ على السلام والأمن الدوليين، وتنمية العلاقات الودية بين الأمم، وتحقيق التعاون الدولي وتعتبر مركزًا لتنسيق أعمال الدول. إنها المنظمة الحكومية الدولية الأكبر والأكثر دراية والأكثر تمثيلًا دوليًا والأقوى في العالم.اطّلع على المزيد من المنح الدراسية المتاحة على منحاقرأ أيضًا: كيف تتغلب على الخوف والهلع في الأوقات الصعبة؟اقرأ أيضًا: كيفية تقديم وتعبئة طلب التوظيف الالكتروني

الإهتمامات